Warto, żebyś miała/miał świadomość, że procedura dotycząca dostępu do informacji publicznej jest maksymalnie odformalizowana.

 Nie musisz w swoim wniosku tłumaczyć kim jesteś i dlaczego potrzebujesz uzyskać daną informację 

Dlatego nieprawidłowe i niezgodne z prawem są takie odpowiedzi jak ta, przesłana wnioskodawczyni z Urzędu Miasta w Lubartowie. 

Wniosek możesz wysłać mailem, pocztą, za pomocą elektronicznego formularza, faksem, zanieść do urzędu, zeskanować. Jednym słowem może mieć on dowolną formę i musi zawierać tylko niezbędne informacje. To, o czym warto pamiętać to powołanie się na podstawę prawną (żeby urząd nie miał wątpliwości, że wnioskujesz o informację publiczną), wyłuszczenie o jaką informację wnioskujesz, jak chciałabyś/chciałbyś ją otrzymać np. na e-mail czy na adres fizyczny czy też odbierzesz osobiście oraz w jakiej formie powinna być dostarczona – skanu (ewentualnie format), papierowej kopii czy do wglądu.

Wiele osób mówi, że formularz wniosku o informację stanowi dla nich pomoc. Jednak warto pamiętać, że wszelkie sytuacje, gdy pomiot zobowiązany do udzielenia informacji zmusza Cię do podawania niewymaganych prawem informacji poprzez wypełnienie formularza, np. miejsca zamieszkania (przykład takiego wniosku – przygotowanego przez Urząd Miasta w Lubsku - możesz obejrzeć tutaj) - podczas, gdy Ty chcesz otrzymać informację za pośrednictwem poczty e-mail - są niezgodne z prawem. Podobnie wysyłanie odpowiedzi wyłącznie na skrzynkę, która wymaga identyfikacji wnioskodawcy (odbiór wymaga podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym) lub też wszelkie pouczenia (Urząd Miasta Żyrardowa, Urząd Gminy Wilków) o nieprawidłowości składania wniosku bez podpisu są niezgodne z prawem. Idealne rozwiązanie w tym zakresie zastosował Świętokrzyski Urząd Wojewódzki, który w swoim elektronicznym formularzu wyraźnie wskazuje wnioskodawcom, które dane są wymagane, a których nie trzeba podawać: 

Możesz też skorzystać z podanego niżej opisu:

W praktyce problemy mogą pojawić się wokół precyzyjności Twojego pytania. Czasem odpowiadająca osoba go nie zrozumie i dostaniesz odpowiedź nie na temat lub pytanie o co dokładnie chodzi. Czasem zdarzy Ci się sytuacja prowadzenia niekończących się wyjaśnień - jak na przykład naszemu Stowarzyszeniu w korespondencji z Urzędem Gminy w Obrowie (list 1, list 2). Zdarzają się też niestety sytuacje, w których urzędy celowo wykorzystują każdą nieprecyzyjność do nieudostępniania informacji. Przykład może stanowić sytuacja pisywana przez jednego z wnioskodawców:

Jeżeli urząd stara się znaleźć pretekst do nieudostępniania informacji lub utrudniania dostępu wnioskodawcom, to każda nieprecyzyjność będzie wykorzystana. Szczęśliwie są to stosunkowo rzadkie przypadki - urzędy często starają się skontaktować z wnioskodawcą i wyjaśnić jaka informacja jest potrzebna. W praktyce jest to bardzo przydatne zarówno urzędom, jak i wnioskodawcom, gdyż podczas rozmowy okazuje się, że wnioskodawca – poznawszy realia urzędu – czasami zmienia zakres żądania. Nawet jeżeli Twój wniosek jest niedostatecznie precyzyjny, a urząd niechętny udostępnianiu informacji - nie zrażaj się i szukaj sposobu na lepsze sformułowanie. 

Pamiętaj również, że wszelkie sytuacje gdy zmieniona zostaje forma udostępnienia - bez podania jakie konkretnie są przyczyny zmiany - są nieprawidłowe. Nie wystarczy enigmatycznie napisać, że środki techniczne są niewystarczające, tak jak np. Urząd Gminy Lubenia lub Urząd Gminy Kłaj. Nie jest też prawidłowe ustalanie wewnętrznych przepisów przez podmioty zobowiązane, które ustanawiają jak ma wyglądać dostęp do informacji – w praktyce ograniczających uregulowania ustawowe, tak jak w przypadku Miasta Radymno.

Prawidłowa procedura w przypadku, gdy urząd nie posiada środków technicznych opisana jest w ustępie 2 art. 14 ustawy o dostępie do informacji publicznej:

Warto też zauważyć, że zgodnie z Art. 12 ust. 2  ustawy o dostępie do informacji publicznej:

Zwróć uwagę, że po otrzymaniu odpowiedzi musisz złożyć wniosek ponownie, inaczej sprawa zostanie umorzona.

W przypadku ustawy o dostępie do informacji publicznej obowiązuje także krótszy niż przyjęty w Kodeksie Postępowania Administracyjnego maksymalny termin udostępnienia, który wynosi do 14 dni (wyjątek stanowi informacja do ponownego wykorzystywania, o której mowa tutaj). 

Art. 13 ust, 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej

Zwróć uwagę na to, że pierwszym podanym terminem jest „bez zbędnej zwłoki”, a 14 dni jest maksymalnym terminem podstawowym. W większości monitoringów prowadzonych od kilku lat poziom przekraczania tego terminu jest bardzo wysoki – wynosi zazwyczaj ponad 50%. Np. w przypadku monitoringu prowadzonego przez nasze Stowarzyszenie pomiędzy 29 października a 23 grudnia 2012 roku, który dotyczył wszystkich urzędów gmin w Polsce, a jego przedmiotem był poziom wnioskowania o informację publiczną - brak reakcji w ustawowym terminie dotyczył około 52% urzędów gmin. Dłuższe oczekiwanie i ponaglenia, doprowadziły do znacznej poprawy rezultatów – dlatego warto znać swoje prawa i je egzekwować.

Za: http://informacjapubliczna.org.pl/